Home   >   Senaste nyheter   >   Ny guide ska hjälpa svenskar att skriva mejl

Ny guide ska hjälpa svenskar att skriva mejl

By on 26 december, 2023
Arkivbild

Skriva mejl kan väl alla, eller? En undersökning från webbhotellspecialisten STRATO och Sifo visar att många svenskar både stör sig på mejl de tar emot och kämpar med att författa egna.

Nu släpper STRATO en guide som ska hjälpa läsaren att undvika fallgropar och välja rätt formuleringar.

En undersökning från webbhotellspecialisten STRATO och Sifo visar att två tredjedelar (66%) av svenskarna rankar mejl som det viktigaste kommunikationsverktyget i arbetet. Det innebär att mejl rankas som viktigare än såväl fysiska möten, videomöten, meddelandetjänster och telefonsamtal.

Detta till trots har en majoritet av svenskarna en del utmaningar med just mejl. Bland annat uppgav sju av tio att de har svårt att använda lämpliga formuleringar i mejl, medan nio av tio uppgav att de stör sig på någonting i mejl de tar emot.

Att mejla kan anses vara enkelt, men undersökningens resultat tyder på att det faktum att e-post har funnits i över trettio år och används av många till vardags inte nödvändigtvis är någonting som alla behärskar, egentligen.

Därför har STRATO nu tagit fram en mejlguide som baserat på svaren från en riksrepresentativ panel delar med sig av sakerna att undvika för att inte skapa irritation hos mottagaren, vilka hälsningsfraser som passar bäst och när samt andra tips som ska få läsaren att gå från en mejlmarodör till ett mejlproffs.

Är du en mejlmarodör

De senaste årens snabba digitala utveckling till trots är mejlen, med över 30 år på nacken, det kommunikationsverktyg som svenskarna anser är viktigast i deras arbete. När man på STRATO tillsammans med Sifo undersökte svenskarnas inställning till kommunikationsverktyg rankades det på högsta plats av 63 procent, före såväl telefonsamtal som fysiska möten.

Men även den som skickar otaligt antal mejl under en arbetsdag kan ha svårt att veta exakt hur den ska formulera sig och i vilka sammanhang. I den här guiden går man igenom hur man bäst författar ett mejl, baserat på svar från en riksrepresentativ panel.

DET HÄR STÖR SVENSKARNA MEST I MEJL

Ja, just detta ovan, versaler, är en av de saker som väcker störst irritation bland svenskarna när de används i mejl. Totalt uppger 42 procent att de stör sig på när versaler används i mejl. Oavsett om mejlet författas i versaler eller gemener är det dock språket som är allra viktigast, enligt svenskarna.

Stavfel och bristande grammatik är nämligen det som stör allra flest, 59 procent uppger att de stör sig på detta.

Sakerna du bör undvika för att inte skapa irritation hos mottagaren

  • Stavfel och bristande grammatik – 59%
  • För sena svar – 44%
  • Text i versaler – 42%
  • För mycket text – 34%
  • Otydlig ämnesrad – 28%
  • För informella/kamratliga tilltal – 21%
  • För formella tilltal – 19%
  • Oengagerade eller standardiserade hälsningsfraser – 17%
  • Jag stör mig aldrig på mejl som jag tar emot – 9%
  • Annat – 3%

Visste du att

  • 63% av svenskarna anser att mejl är det viktigaste kommunikationsverktyget i arbetet?
  • 69% tycker att det är svårt att formulera sig i mejl?
  • Nio av tio svenskar stör sig på någonting i de mejl de mottar?
  • Ett av fem möten skulle kunna ersättas med ett mejl enligt en majoritet av svenskarna?

Sju snabba tips som gör dig till ett mejlproffs

  1. Avsätt tid under arbetsdagen för att läsa igenom och besvara mejl. Sena svar irriterar 44 procent av svenskarna.
  2. Inled alltid med en hälsningsfras. Den formella “Hej Anders!” eller “Hej Anders,” är den som uppskattas i störst utsträckning bland svenskarna, oavsett om de blir kontaktade privat eller i arbetet.
  3. Var tydlig redan i ämnesraden med vad ditt mejl gäller. Otydliga ämnesrader irriterar 28 procent av svenska mejlmottagare.
  4. Håll dig till saken. Mejl med för mycket text stör 34 procent av svenskarna.
  5. Skippa versalerna. Precis som i samtal vid fysiska möten finns det ingen anledning till att skrika på dina kollegor,- så länge du inte har som mål att irritera 42 procent av dem. Skippa versalerna. Precis som i samtal vid fysiska möten finns det ingen anledning till att skrika på dina kollegor, så länge du inte har som mål att irritera 42 procent av dem.
  6. Läs alltid igenom ditt mejl innan du skickar det för att säkerställa att det är rättstavat och inte innehåller grammatiska fel. Stavfel och bristande grammatik är nämligen det som irriterar allra flest. Använd gärna stavningskontrollen i din mejlklient om din leverantör erbjuder det.
  7. Använd alltid en avslutningsfras. En majoritet föredrar en mycket formell avslutningsfras som “Med vänliga hälsningar” eller “Vänliga hälsningar” oavsett avsändare. Förkortningar uppskattas inte i professionella sammanhang. Mejlar du en vän eller en kollega är dock ”Mvh”, tillsammans med “Allt gott” och “Trevlig helg”, de mest uppskattade avslutningsfraserna.

Sverige
Örebronyheter

Källa: Strato

You must be logged in to post a comment Login